ERP太重、OA太煩、CRM沒人用？小公司怎么選“能用起來”的工具？
咱今天不聊高大上的“數字化轉型”，也不談什么“企業信息化戰略藍圖”。
就一個最樸素的問題——我們公司小、人不多、事不少，想選點工具來管管流程、客戶、財務，結果用著用著就想砸電腦。
熟不熟這個場景？
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ERP上線半年了，庫存還是亂的，銷售開單還得微信截圖；
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OA天天打卡審批，流程一多效率還慢了；
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CRM導了一堆客戶數據，銷售團隊一個都不更新，還回頭拉群開Excel；
老板一拍桌子：“系統這么多，有一個是真正幫上忙的嗎？”
這就是很多小公司在“選系統”這件事上走過的坑：
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想高效，反而更累；
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想統一，反而更亂；
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想規范，反而卡流程。
今天我就帶大家搞懂——
小公司到底該不該用ERP、OA、CRM？用的話怎么選？選了怎么落地？要避開哪些坑？
一、大多數系統，真不是為“小公司”設計的
這話說出來，廠商可能不愛聽，但這是實情。
ERP也好，OA也罷，CRM更別提，
大多數軟件一上來就是“流程建模、權限設定、模塊對接、數據整合、BI分析、KPI聯動”，
你一個剛成立兩年、員工十幾號人的小團隊哪整得起這個大陣仗？
你想解決的是：
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進銷存要順；
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報銷審批別太慢；
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客戶信息集中別亂丟；
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財務對賬別總對不上。
但你買來的系統卻是：
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一堆你用不上的模塊（資產管理、預算控制、費用共享）；
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一堆你根本沒人維護的字段（公司規模、納稅等級、信用評級）；
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一堆你聽不懂的名詞（主數據、流程引擎、中臺聯動）。
結果就是：工具太重，操作太煩，人手又不夠。
說到底，小公司最怕的不是沒有系統，而是花了錢、人用不上，變成負擔。
二、小公司到底該不該用系統？
當然該，但要用得“聰明”
我從來不反對小公司用系統，相反，越是人少事雜的公司，越該靠“數字工具”來替自己分擔。
但要用得對，就要換個思路：
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小公司不是選“最全的系統”，而是選“能用起來的系統”。
這句話很關鍵，咱慢慢拆解。
三、ERP、OA、CRM這三套系統，
到底是干啥的？小公司該怎么選？
很多老板壓根搞不清楚這三者的區別，選工具就像抓鬮。先給你說清楚，別再混用了。
ERP系統：
讓你“管得住貨、看得懂錢、跑得順流程”的核心系統
ERP就是幫你把公司的“進貨、賣貨、發貨、收款”這整條鏈條串起來，不靠人記、不靠群聊，全在系統里跑，有記錄、有流程、有邏輯。
小公司到底用ERP干嘛？
你可以先問自己下面幾個問題：
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倉庫的庫存到底是多少，賣出沒賣出、缺貨沒缺貨，心里有數嗎？
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銷售下了單，采購知不知道？倉庫備沒備貨？發貨發了嗎？財務回款了嗎？
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一筆訂單利潤到底是多少？進貨價多少，銷售價多少，毛利是多少？
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本月賺了多少錢？貨賣出去多少？應收賬款多少？庫存積壓多少？
如果你經常靠“感覺”來回答這些問題，那你就真的該上ERP了。
ERP能幫你解決什么事？
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進銷存清楚：進了多少貨、在哪個倉、用了多少、還剩多少、快過期沒。
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采購有流程：誰下單、誰審批、誰收貨、誰入庫，一清二楚。
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銷售閉環：客戶下單、生成銷售單、出庫單、開票、收款，環環相扣。
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成本算得清：每個產品的標準成本、采購成本、實際成本，一目了然。
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財務同步：應收賬款、應付賬款、對賬明細、利潤分析，都能自動生成。
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庫存準確：不靠人腦記庫存，不靠倉管拍腦袋湊單，系統精算。
小公司用ERP最容易踩的坑：
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以為“功能越多越好”，結果上線三個月還沒跑起來。→ 小公司80%的ERP需求，其實就集中在“進銷存+采購+銷售+基礎財務”四個模塊。 → 你根本用不到“制造執行、預算控制、資產管理”這些復雜功能。
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選了一個“行業大系統”，但自己根本沒那個IT能力運維。→ 比如SAP、金蝶云星空這種，其實更適合中大型企業，小公司搞不起。
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想拿ERP來管人、考核、算績效，最后啥也沒搞清楚。→ ERP是管“貨、錢、單據”的，不是HR系統，不是OA系統，也不是老板的“電子算盤”。
OA系統：
讓“請假、報銷、流程審批”不再靠微信群和Excel走來走去
OA的本質是“內部協同”，它不管客戶、不算利潤、也不記賬，但它能讓人和人之間的溝通、審批、事務變得有記錄、有流程、不出錯。
小公司最常用OA干嘛？
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打卡考勤：上下班打卡、請假審批、考勤匯總；
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報銷申請：發票拍照上傳、審批流程走一遍、財務打款；
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用章申請：蓋公章、合同審批、有據可查；
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公告通知：不用拉群，一個公告發全員、誰看了系統都有記錄；
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合同管理：上傳、歸檔、權限控制，避免丟文檔；
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流程審批：用表單設流程，誰發起、誰批、多久超時一目了然。
小公司最容易把OA用錯的地方：
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OA一上來就搞十幾個流程，復雜程度跟法院起訴一樣→ 請個假走5級，報個銷要等3天，這不是效率，是流程癌。
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以為OA能解決公司沒規矩的問題，結果反而流程越來越爛。→ 管理靠機制、文化、拍板，OA只是“形式化記錄”，不是“治理能力提升工具”。
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沒人維護流程模板，系統上有30個審批單，只有3個在用。→ 冗余流程會把員工逼回“線下”。
CRM系統：
讓客戶線索不再只存在銷售手機里
CRM就是“客戶關系管理系統”，它讓客戶從“加了微信”變成“在系統里有標簽、有過程、有記錄”，避免人走客戶跟著走，跟進全靠印象流。
CRM能幫你做什么？
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客戶信息管理：姓名、聯系方式、公司、來源、意向等級一清二楚；
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跟進過程記錄：聊了啥、約了幾次、發過報價沒、下一步是什么；
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銷售過程追蹤：漏斗管理：線索 → 商機 → 報價 → 成交 →回款；
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客戶轉交留痕：銷售離職/換人，客戶轉給別人，過程不丟；
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提醒回訪/催單：重要客戶設置自動提醒：7天未聯系、合同快到期、付款未到；
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銷售數據分析：誰跟進最勤？哪個客戶轉化率高？一看報表就明白。
CRM最常見的用法錯誤：
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銷售說“我有微信，不用系統”，CRM就淪為擺設。 → 沒有“使用機制+激勵+強制”，銷售不會主動用系統記錄。
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功能太復雜，客戶資料、字段、標簽全堆一起，沒人愿意填。→ 銷售只想知道：這客戶是誰？我該跟進啥？能不能成交？其他都是噪音。
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老板以為CRM能自動搞定業績，其實你連商機階段定義都沒設清楚。→ 商機漏斗、客戶分級、跟進頻次，得你自己設清楚。
四、小公司選工具的“三個核心原則”
原則一：選“能上線”的，而不是“能集成一切”的
小公司資源少，千萬別被銷售一忽悠就選了個“全功能平臺”，結果：
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功能多：上線時間久；
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接口多：維護費用高；
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權限復雜：內部還得專人管系統。
建議：
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選即開即用型系統，功能少也沒關系；
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能做起來80%業務，就可以用；
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剩下20%手動做也比“工具癱瘓”強。
原則二：選“誰來用”而不是“能干啥”
很多工具的問題不是功能不強，而是沒人用！
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ERP太復雜，倉庫說：“我就掃個條碼，搞這么復雜干嘛？”
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CRM沒人填，銷售說：“我打電話一天下來還得補記錄，煩死。”
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OA流程過多，員工請假要跑5級審批，干脆不請了。
建議：
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選工具的時候拉上要用的人一起試；
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能不能移動端操作？能不能微信提醒？流程能不能簡化？
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別讓工具“成為負擔”，而要“能救命”。
原則三：先統一流程，再選系統，而不是反過來
別想著系統能幫你“捋流程”—— 你流程都沒搞清楚，上了系統就是“流程更亂”。
正確順序：
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先手工跑通你的流程（比如銷售提單→采購→出貨→收款）；
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明確什么節點要控制、什么節點要記錄；
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再去找能把這個流程“固化”的工具，哪怕是個表單工具。
系統不是“萬能管家”，它只是“流程的自動執行者”。
別以為“選系統”是IT的事，老板要親自參與！
最后一條建議，寫給老板：
你不懂技術沒關系，但你一定要知道：
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系統解決的是“你想管什么、怎么管、誰來用、用完怎么改”；
這四個問題你不親自想明白，再好的軟件也救不了你。
所以，不要甩鍋給IT或外包顧問，不要“聽別人怎么選”就跟著選。
你公司獨特的業務邏輯，只有你自己最清楚。 只有你參與進來，選出來的工具才是——真有用，不雞肋。