EHS管理之--文件管理

管理是需要在自己的職責范圍內將物流、資金流和信息流調整到最優最高效的狀態。無論是成本管理、運營還是EHS，都是在這樣的原則下進行不斷的優化和提升效率。而在EHS的日常管理中對于信息流的管理最重要的部分就是對于EHS文件的管理。ISO中對于文件的定義是：信息及其承載的載體。

為了確保文件的統一性規范性和高效性。我們需要建立一套對于文件管控的標準流程和規范。來去避免文件在傳遞和變化過程中出現偏差和錯誤。這是我們對于EHS文件管理核心訴求。筆者根據ISO的要求以及日常工作的經驗為大家整理一些關于文件管理的tips。

文件的內容

為了避免引起誤會，筆者所說的文件管理我們圈定在EHS管理中對于方針、政策、流程和操作規程以及相關記錄的管理。其他的文件或者信息。我們以后再仔細展開。首先，方針政策是根據公司的戰略和愿景而建立的公司對于內外相關方的溝通的書面文件；一般方針政策會承諾公司的行為會通過一個什么樣的原則、以什么樣的方式實現一個什么樣的理想狀態或者成為一個什么樣的公司。它的存在是所有EHS管理的核心和根本目的。許多EHS人覺得方針政策都很虛沒有實際意義。其實它相當一個定調；框定了EHS需要按照什么樣的風險判定標準、用什么方式實現公司的戰略和愿景。一般會提供兩個標準。一個是風險的可接受標準；另外一個是行為的規范。其次，流程是根據方針政策的大原則，開展風險識別后，識別的無法通過工藝和技術手段消除的公司不可接受風險的管理性控制方法以及其他期望通過標準化工作流對管理活動中可預見的風險進行避免和監控的手段和方法。因此流程的核心目的是規范和標準化作業的工作流。該工作流中有避免出現錯誤和監控設計和控制點。因此，一般的流程會有相應的職責以及方法和要求；這點與操作規程是有區別的。操作規程是為了完成某個具體的工作并確保按照標準工作步驟進行的行為產出穩定的輸出。因此，其關注的更多的是操作的步驟的標準化。筆者碰到許多人對于流程和操作的區別有混淆。最后，其他的相關記錄、表單等是為了對于操作過程的行為進行可溯以及規范的信息。

文件的要求

ISO中對于文件管理的要求是具備可溯性、規范性和關聯性，雖然沒有明確提到但是筆者認為文件的高效性也很重要。首先，對于文件的可追溯性是希望文件的建立、審核、修改、發布、接收、更新、培訓、執行和廢止的各個環節都具備有跡可循。有明確的相關記錄。這就需要我們對于文件的管理流程中對于文件的每個環節進行規范確保滿足要求。比如文件的創建應該有一個固定的格式和標準；許多公司甚至細化到文件使用的字體、格式以及內容框架都進行了標準化；文件建立、修訂、評審和廢止都應該有具體的審批和確認的標準規范；通過這些規定讓文件有清晰的方法和步驟來實施。而文件的發布也應該有清楚的要求和條件。確保文件發布的權威性。文件的接收環節需要根據被接收方與文件的重要度進行分級。通常來說對于所有文件需要有一個交接的記錄和舊文件回收的記錄等；還需要根據重要度的關系要求文件的接收是屬于精通、熟悉、了解的不同級別采取不同的行動。比如精通需要進行培訓并完成相應的考核、熟悉需要對文件內容有清楚的掌握必要的話也需要有簡單培訓；而對于了解的要求可能比較低就是需要簽收即可；這里重點說下舊文件的回收，筆者初入職場覺得沒有必要，其實從標準體系的要求以及實際情況來看，如果舊的文件沒有及時回收會造成現場指令的錯誤，許多崗位使用文件版本不一的情況。因此還是非常有必要的。

文件的關聯性

通過前文的描述相信大家應該能看到不同級別的文件之間關聯性有一點感覺；公司的方針政策有點像樹的主干決定樹的大概形狀和輪廓，而流程相當于樹的各個枝條；負責讓每個方位的信息和管理有規范固定和標準的路徑來傳遞；其與主干進行關聯來為主干提供保障。而各個操作的流程更像樹的樹葉確保每個操作單元有穩定的輸出和工作。而這些操作規程與其相關的枝條進行關聯。這些關聯就決定了任何一個級別的文件發生變化相關聯的文件都需要進行必要的調整。通常文件管理中通過文件編號的規范和關聯連接。另一方面也可以通過流程中的相關文件來提示文件間的關系。

文件的系統化

筆者一直認為理論上所有的流程（程序）通過標準化的運行后，都可以考慮將管理系統化，一個好的程序文件可以輕易的通過IT的技術讓過程系統化；不僅僅可以有可追溯性也可以減少或者避免人為的失誤和遺忘。文件的管理經過這么多年ISO的要求和標準化過程。應該也可以形成一個非常實用的系統化管理工具。我們建立的是管理系統，但是很多的系統僅僅能實現存儲的簡單功能，沒有體現管理的概念；更無法將文件管理的程序通過系統來實現。系統應該還有一個反饋功能（在我離開的時候還沒有完全實現但是已經規劃完成）就是會形成一個dashboard給到不同級別的管理員和管代。會顯示文件系統中文件的整體情況；比如文件瀏覽的次數；哪些部門和個人對于文件的瀏覽量以及文件被下載的人（方便文件版本更換）當然文件創建、更新、廢止等數據也可以通過看板實現。讓我們在文件管理的同時可以對文件的實際效果和作用有一些數據支撐。還有一些其他的作用各位看官可以自行腦補。

著現在AI技術和IT技術的迭代和升級。文件管理的過程可以借助技術的手段實現我們原來必須人工的繁瑣步驟。也是對于文件管理效率的提升。文件管理的內容如果要詳細說可能內容也不是簡單這些文字可以說清楚的。文件管理往往是EHS人的基礎工作，很多企業不太重視因為沒有明顯的績效。因此很多企業和個人也不愿意投入精力去做。但是筆者認為這些基礎的工作對于后期的管理是非常有幫助的。如果各位EHS的人有精力可以先從這些基礎的工作開始。逐步完善和建立自己的管理矩陣。

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